¿Te acuerdas de cuando no existía el correo electrónico? Yo no sé qué haría hoy sin esta herramienta de trabajo indispensable.
El típico usuario recibe unos 75 correos de trabajo al día, pero ¿cuántos envía?
Convendrás conmigo en que la clave es enviar cuantos menos correos y más cortos mejor, lo que quiere decir que tus textos tienen que ser lo más efectivos posible, para ahorrarte tiempo de escritura a ti y tiempo de lectura a tu interlocutor.
En este artículo te doy las claves necesarias para que confecciones tu propia plantilla de correo electrónico para unas cuantas situaciones y al final te dejo un DESCARGABLE con algunos ejemplos. ¡Vamos con ello!
Por favor, que el asunto sea unívoco y que incluya palabras clave que sirvan para localizar el correo en una búsqueda rápida. Con mis colaboradores, me gusta también especificar la urgencia atendiendo a los criterios GTD: urgente/importante (UI), no urgente/importante (NUI), urgente/no importante (UNI), no urgente/no importante (NUNI). Si tienes un equipo de personas con las que trabajas habitualmente, quizás os venga bien establecer unas normas sobre el asunto de los correos (acrónimos para proyectos, por ejemplo).
Mi consejo inicial es que utilices fórmulas formales al menos al principio de la comunicación. Así, decántate por el Dear Mr/Ms Apellido salvo que ya trates de tú a tu contacto. ¿Sabes cómo se tutea en inglés? Utilizando el nombre de pila de la persona. Así que si tu interlocutor firma como Jack, puedes empezar el correo con un Dear Jack o con un Hello Jack, si ya tenéis confianza. En inglés la fórmula de saludo va seguida de coma y en español, de dos puntos.
Recuerda este acrónimo PAT: purpose (finalidad), action (acción), thanks (agradecimiento). ¿Por qué escribes? (I am contacting you to – I am writing to express – I am writing with reference to) ¿Qué necesitas que haga tu interlocutor? —yo aquí recurro frecuentemente a las listas y a la negrita, para que de un solo vistazo y sin leer todo el correo, mi destinatario sepa exactamente qué necesito (Please get back to me by Friday – Please let me know what you think of the plan – Can you confirm you agree with the proposal?). El cuerpo del correo debería tener un máximo de 10 líneas y terminar con una fórmula de agradecimiento. A lo mejor en español te parece una moñada, pero de verdad que en inglés es necesaria (Thank you for your interest in our company – Thank you for your prompt reply). Si vas a adjuntar un correo, te harán falta también un par de fórmulas: please find attached/I have attached/attached is…
En inglés hay unas cuantas fórmulas de cierre que se repiten una y otra vez pero la más frecuente, la reina de todas las fórmulas de cierre es I look forward to/Looking forward to. Así es como se dice espero tu respuesta (¡no uses wait, por favor!). Gramaticalmente, solo debes tener en cuenta que la fórmula va seguida siempre de sustantivo y, si quieres poner un verbo, tiene que terminar en -ING: I look forward to your prompt response – Looking forward to meeting you in our next meeting.
Y para rematar, la despedida. Yo te animaría a utilizar siempre Best regards, que es lo más neutro y lo más común (algo así como un atentamente). Si bajamos un poco el registro a nuestro abrazo, te bastará con poner Best o Regards.
Como te explico en ESTE VÍDEO, uno de los servicios que presto a empresas es precisamente la traducción de sus comunicaciones escritas. Al cabo de uno o dos meses, consiguen tener un repositorio de correos que luego utilizan como plantilla cada vez que tienen que escribir a un cliente. Te dejo UNAS CUANTAS PLANTILLAS para ti, para que también vayas confeccionando tu propio repositorio y que te vayas familiarizando con las fórmulas fijas de la comunicación en inglés.
? Para terminar, un truco: cuando te escriba un nativo de inglés, guarda su correo. Te servirá también como plantilla y engordarás con sus respuestas tu repositorio de modelos.
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